Hyvä tilitoimisto ei jätä sinua pulaan missään vaiheessa – mutta milloin hälytyskellojen pitäisi soida?

2.12.2022

Hyvä tilitoimisto on toimarin paras kaveri. Joskus kuitenkin kaveruussuhde syistä tai toisista on katkolla. Listasimme 5 asiaa, jolloin kannattaa huolestua. 

Jokainen yritys haluaa, että taloushallinto toimii niin kuin pitääkin. Suhde tilitoimistoon ja kirjanpitäjään on tiivis ja luottamuksellinen.  

Tilitoimistoa ei myöskään kovin helposti vaihdeta. Olemme kuulleet toimareilta, että he kilpailuttaisivat mielummin vaikka vakuutukset kuin tilitoimiston… 

Joskus suhde kuitenkin saattaa olla katkolla. Teimme sinulle tarkistuslistan, milloin kannattaa huolestua.  

Jos yksikin näistä kohdista täyttyy, suosittelemme vakavaa keskustelua tilitoimistosi kanssa. 

 

1. Yhteydenpito alkaa heiketä 

Uudet, tilitoimistoaan vaihtaneet asiakkaamme kertovat meille lähes aina saman tarinan: homma edellisen kanssa alkoi tökkiä silloin, kun yhteydenpito alkoi heiketä. Kirjanpitäjä ei enää ottanut itse yhteyttä, häntä ei saa kiinni ja vastaukset venyvät tai ne ovat näennäisiä.  

Pisimmät kuulemamme hiljaisuuden hetket ovat kestäneet kuukausia. 

Jos yhteydenpitonne kirjanpitäjän ja tilitoimiston kanssa alkaa harvenemaan, kannatta kysyä ihan suoraan, että miksi näin.  

Kannattaa myös ehdottaa selkeitä aikoja, milloin asioita käydään läpi. 

 

2. Epämääräinen viestintä 

Tämä asia liittyy edelliseen kohtaan. Yhteydenpidon heiketessä viestintä muuttuu epämääräiseksi ja vältteleväksi.  

Pahimmillaan se tarkoittaa sitä, että sähköposteihin vastataan keskellä yötä ja vältellen, eli jätetään esimerkiksi selkeään kysymykseen vastaamatta. 

Epämääräinen ja -säännöllinen viestintä tarkoittaa yleensä sitä, että homma ei ole kaikilta osin hanskassa. Joko kirjanpitäjällä on liian kiire tai muita elämänhallinnan haasteita. 

Asia kannattaa ottaa puheeksi ja sopia viestinnän pelisäännöt ihan kirjallisesti. 

On myös ihan asiallista kysyä, mikä on tilitoimiston reagointiaika viesteihin. Esimerkiksi me lupaamme palata asiaan viimeistään seuraavana arkipäivänä.  

Hyvä tilitoimisto pystyy kyllä sopimaan kanssanne aikatauluista – se vain kertoo prosessien olevan kunnossa. 

 

3. Yhteyshenkilön jatkuva vaihtuminen  

Jos tilitoimiston yhteyshenkilönne vaihtuu todella usein, tilitoimistolla saattaa olla haasteita esimerkiksi työyhteisössään. Olemme valitettavasti kuulleet eräistä toimialamme yrityksistä, jossa työntekijöiden vaihtuvuus on todella suurta. 

Yhteyshenkilön vaihtumisessa on aina omat riskinsä. Jos sinulle tulee tunne, että uusi yhteyshenkilö ei ole oikein perillä asioistanne, kannattaa asia ottaa puheeksi. Silloin yleensä perehdyttäminen juuri teidän asioihinne on jäänyt puolitiehen. 

Jos uuden yhteyshenkilön osaaminen vaikuttaa pidemmän aikaa liian vähäiseltä teidän tarpeisiinne, asia kannattaa ottaa esille.  

Henkilövaihdoksissa on totta kai ymmärrettävää, että toimintatavat ja rutiinit etsivät alkuun muotoaan.  

Mutta ei asioiden opettelussa saa kuukausia mennä. 

 

4. Virheiden määrä kasvaa 

Meistä jokainen tekee virheitä, se on inhimillistä. Mutta jos taloushallinnossanne alkaa toistua perusvirheitä aiempaa enemmän, siitä kannattaa huolestua ja ottaa asia esille.  

Joskus virheet voivat johtua esimerkiksi tietokatkoksista ja ohjelmisto-ongelmista. Joka tapauksessa nämä ovat tilitoimiston vastuulla korjata. 

Joskus virheet johtuvat siitä, että taloushallinnon ammattilaisilla on yksinkertaisesti liikaa asiakkaita, eikä yksittäiseen asiakkaaseen saa käyttää tarpeeksi aikaa.  

Tätä kannattaa kysyä tilitoimistolta ihan suoraan ja pohtia, haluatteko olla liukuhihnakirjanpidon yksi osanen. 

 

5. Jos saatte yllättäviä yhteydenottoja verottajalta 

Kaikki aiemmat hälytyskellot voivat johtaa pahimmillaan siihen, että saatte verottajalta yllättäviä yhteydenottoja. Nämä voivat liittyä veroihin tai lakisääteisiin viranomaisilmoituksiin. 

Tällaisessa tilanteessa suosittelemme yleensä vakavasti harkitsemaan tilitoimiston vaihtamista. Hyvä tilitoimisto ei vain yksinkertaisesti jätä lakisääteisiä asioita hoitamatta.  

Yhden kerran voi vielä ymmärtää, jos mokalle on erittäin hyvät perusteet. Toinen kerta tarkoittaa sitä, että homma ei toimi. 

Onneksi verottajan kanssa asioista pystyy usein neuvottelemaan. Olemme auttaneet monia yrityksiä saamaan verottajan pois niskasta, kun edellinen tilitoimiston on jättänyt asiat hoitamatta. 

 

Hyvä tilitoimisto kasvaa yhdessä asiakkaansa kanssa 

Yrityksenne tilanne voi olla nyt hyvin erilainen kuin aloittaessanne yhteistyötä nykyisen tilitoimiston kanssa.  

Tarvitsemanne palvelut voivat olla nyt hyvin erilaisia: kun aiemmin pärjäsitte pelkästään lakisääteisellä kirjanpidolla, nyt kaipaisittekin sisäistä laskentaa ja apua budjetoinnissa ja liiketoiminnan kehittämisessä. 

Hyvä tilitoimisto kasvaa yhdessä asiakkaidensa kanssa. Jos ette saa niitä palveluita, joita tarvitsette, kannattaa tilitoimiston vaihtoa harkita. 

Ei se ole niin vaikeaa, kuin vakuutusten uudelleen kilpailuttaminen 😀 

 

Haluaisitko kuulla, miten me voisimme parantaa yrityksenne taloushallintoa? Ota yhteyttä täältä, niin jutellaan asiasta lisää! 

Takaisin blogiin