Taloushallinnon ohjelmisto voi olla yrityksesi tehokkuuden, kasvun ja mielenrauhan kulmakivi, kunhan ohjelmisto vastaa juuri teidän tarpeisiinne.
Usein ohjelmistojen vertailut keskittyvät kirjanpitäjän näkökulmaan, mutta tärkeintä on valita ratkaisu, joka tukee liiketoimintaanne nyt ja tulevaisuudessa. Hyvä tilitoimisto kyllä osaa tai oppii varmasti käyttämään teille sopivinta ohjelmistoa.
Tässä artikkelissa annamme käytännönläheisiä vinkkejä sopivimman ohjelmiston valitsemiseen.
Sopivimman ohjelmiston valintaan vaikuttaa muutama asia, jotka kannattaa ottaa huomioon heti alkuvaiheessa:
- Mihin tarpeeseen ohjelmistoa käytetään päivittäin?
- Miltä yrityksen toiminta näyttää viiden vuoden päästä?
- Miten paljon haluatte räätälöidä ohjelmiston ominaisuuksia?
Mihin taloushallinnon ohjelmistoa käytetään?
Taloushallinnon ohjelmisto voi parhaimmillaan hoitaa huomattavan osan yrityksen rutiineista, vapauttaen aikaa varsinaiseen liiketoimintaan. Oikean ohjelmiston valinta lähtee siitä, että ymmärretään, mitä toimintoja tarvitaan päivittäin ja mitä ominaisuuksia voi hyödyntää tulevaisuudessa. Alla tärkeimmät käyttötarkoitukset.
Laskutus, ostoreskontra ja maksuliikenne
Taloushallinnon ohjelmiston perustoimintoihin kuuluu ostolaskujen vastaanotto, myyntilaskujen luonti ja maksuliikenteen hallinta. Nämä automatisoituna säästävät merkittävästi aikaa ja vähentävät virheitä.
🔸 Fennoa on hyvä valinta yrityksille, jotka arvostavat helppokäyttöisyyttä ja nopeaa käyttöönottoa. Ohjelmisto on käyttövalmis muutamassa tunnissa opastusvideon ja kirjanpitäjän tuella.
Kirjanpito ja raportointi
Ohjelmiston avulla voidaan hoitaa kirjanpitoa, ALV-laskentaa, tiliöintejä ja tilinpäätöksiä, joko tilitoimiston kanssa tai sisäisesti. Reaaliaikainen raportointi parantaa päätöksentekoa ja tuo näkyvyyttä liiketoimintaan.
Integraatiot muihin järjestelmiin
Yksi merkittävimmistä hyödyistä nykyaikaisessa taloushallinnon ohjelmistossa on sen kyky keskustella muiden järjestelmien kanssa. Verkkokaupat, toiminnanohjausjärjestelmät ja CRM-ratkaisut voivat kaikki olla saumattomasti yhteydessä taloushallintoon.
🔸 Netvisor tunnetaan laajoista integraatiomahdollisuuksistaan ja sopii erityisesti kasvaville yrityksille, joilla on monipuolisia tarpeita.
Toimialakohtaiset ratkaisut
Jotkut ohjelmistot on rakennettu erityisesti tietyn toimialan tarpeisiin, jolloin ne sisältävät valmiiksi toimintoja, joita muuten joutuisi räätälöimään.
Jos käyttö on peruslaskujen pyörittelyä, ei kannata pohtia liian monimutkaista ohjelmistoa. Jos kuitenkin kaipaatte laajempaa integrointia ja toimintoja, sopivin ohjelmisto saattaakin olla eri.
Mieti asiaa viiden vuoden päähän
Jotta asia ei olisi ihan niin yksinkertainen, ohjelmiston valinnassa kannattaa miettiä yrityksenne toimintaa vähän nykyistä pidemmälle. Onko ajatuksena rakentaa oma toiminnanohjausjärjestelmä? Siintääkö haaveissa verkkokauppa? Onko yrityksenne kasvamassa kovaa vauhtia?
Jos teillä on jo tiedossa, että yritystä on tarkoitus kehittää tiettyyn suuntaan, se kannattaa ottaa ohjelmiston valinnassa huomioon jo heti alkuvaiheessa. Eli ohjelmistoa kannattaa lähteä miettimään siltä kannalta, missä olette viiden vuoden päästä.
Tämä ei tarkoita, että teidän tarvitsisi ottaa juuri nyt kaikkia ohjelmiston ominaisuuksia käyttöön ja maksaa ominaisuuksista, joita ette käytä.
Yleensä ohjelmistopaketit on hinnoiteltu ominaisuuksien mukaan. Eli jos tarvitsette vähemmän ominaisuuksia, ohjelmiston hinta on halvempi. Jos tarpeet taas jatkossa kasvavat, niin sitten pakettia on helppo päivittää.
5 vinkkiä taloushallinnon ohjelmiston valintaan
1. Älä tee valintaa pelkän hinnan perusteella
Ohjelmistojen hintahaarukat voivat tuntua aluksi merkittäviltä, mutta todellinen kustannus muodostuu vasta käytössä. Onko ohjelmisto helppo ottaa käyttöön? Säästääkö se aikaa ja vähentääkö virheitä? Yhden työvaiheen automatisointi voi maksaa itsensä takaisin nopeasti.
2. Vältä räätälöintiä – ellei ole aivan pakko
Räätälöinnit maksavat lähes aina enemmän kuin valmisratkaisut, ja ne saattavat vaikeuttaa myöhempiä päivityksiä tai integraatioita. Useimmiten ongelmana ei ole ohjelmiston puute, vaan toimintatavat, joita ei ole vielä sovitettu ohjelmiston logiikkaan.
Meisenetin aloituspakettiin sisältyy aina ohjelmiston ominaisuuksien optimointi asiakkaan käyttöön, jolloin varmistetaan että ohjelmisto on tehokkaasti käytössä.
💡 Asiantuntijamme ovat nähneet lukuisia tapauksia, joissa pelkästään prosesseja muokkaamalla on poistettu useita manuaalisia työvaiheita esimerkiksi laskutuksessa.
3. Valitse ohjelmisto, joka palvelee prosessejasi
Hyvä ohjelmisto ei ainoastaan ratkaise tämän päivän ongelmia, vaan skaalautuu myös tuleviin tarpeisiin: kasvuun, verkkokauppaan tai kansainvälistymiseen. Ota siis huomioon yrityksesi kehityssuunta jo valintavaiheessa.
4. Hyödynnä ohjelmiston koko potentiaali
Usein ohjelmistoista käytetään vain murto-osa niiden tarjoamista toiminnoista. Varaa aikaa käyttöönottokoulutukseen, keskustele kirjanpitäjäsi kanssa ja ota käyttöön automaatiot, arkistointi ja raportointi, sillä ne maksavat itsensä takaisin.
5. Kysy apua asiantuntijalta jo ennen päätöstä
Asiantuntijan näkemys auttaa tunnistamaan tarpeet, joita ei välttämättä itse huomaa. Kartoituspalvelun avulla voidaan löytää sopivin ratkaisu nopeasti ja välttää kalliit harha-askeleet. Paras tulos saavutetaan, kun tarpeet ja ohjelmisto sovitetaan yhteen jo varhaisessa vaiheessa.
Haluatko asiantuntijan apua ohjelmiston valintaan?
Varaa maksuton tapaaminen kalenteristamme, niin kerromme kuinka voimme auttaa ohjelmiston valitsemisessa!
Miten vaikeaa taloushallinnon ohjelmiston valinta ja asentaminen ovat?
Törmäämme usein ajatukseen, että taloushallinnon ohjelmiston valinta, asentaminen ja varsinkin vaihtaminen toiseen on vaikeaa, työlästä ja kallista. Ei se kuitenkaan ole niin.
Nykyiset ohjelmistot ovat käyttäjäkokemukseltaan sellaisia, että yleensä opastusvideot ja lyhyt perehdytys kirjanpitäjän kanssa riittävät uuden ohjelmiston käyttöönottoon ja päivittäiseen käyttöön.
Entäpä sitten ohjelmiston valinta? Kaikkein helpoin, nopein ja kokonaiskustannuksiltaan halvin tapa on käyttää asiantuntijaa apuna.
Esimerkiksi meidän ilmainen kartoituksemme antaa vastauksen sopivasta ohjelmistosta yleensä ensitapaamisessa.
Kaikkein paras tapa on niin, että tulemme käväisemään paikan päällä ja katsomme tarpeet ja työskentelytavat yhdessä. Silloin varmistamme, että saamme teille juuri oikean ohjelmiston ja voimme myös pohtia mahdollisia viilauksia työtapoihin.
Lopuksi pieni lohdutuksen sana: yleensä taloushallinnon ohjelmiston vaihdossa pisin aika kuluu päätöksentekoon. Eräs asiakkaamme pohti kaksi vuotta ohjelmiston vaihtoa ja pohti ehdottamamme ohjelmiston hyötyjä ja mahdollisia vaaranpaikkoja.
Kun sitten päädyimme vaihtamaan ohjelmistoa, ensimmäinen palaute oli innostunut: ”Olipa tämä helppokäyttöinen, tämänhän oppi muutamassa tunnissa.”
Jos pohdit, mikä teille olisi paras taloushallinnon ohjelmisto ja kaipaat apua, ota yhteyttä täältä, niin sovitaan ilmainen kartoitus!